Assistant(e) de coordination administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 3 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

6 Mois

Salaire

Mensuel de 1818.0 Euros à 1819.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classement, archivage
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Corriger et mettre en forme un document
• Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous
• Organiser un rétroplanning
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé

Description de l'offre

La préfecture de la Loire-Atlantique recrute pour le Secrétariat général pour les affaires régionales (SGAR), un contractuel en renfort sur le poste d'assistant de coordination administrative.
Poste de catégorie C
Contrat de 3 mois, avec une prolongation possible de 3 mois
Poste à pourvoir le 1er juillet 2025

Localisation administrative et géographique:
Secrétariat général pour les affaires régionales (SGAR) des Pays de la Loire
Pôle politiques publiques
6 quai Ceineray
44035 Nantes Cedex 1

Vos activités principales:

- Assistante(e) référent(e) d'un ou plusieurs chargés de mission
- Assure l'accueil téléphonique et la gestion des agendas des chargés de mission
- Organise les déplacements et réunions (présentiel, audio ou visio): planification de dates - réservation de salles et matériels - préparation logistique (dont fonctionnement du matériel audio / visio le cas échéant) - possibilité de participation à l'accueil et liaison avec l'huissier et le poste de police - préparation des ordres du jour, des invitations et des fonds de dossier
- Gère les courriers et les parapheurs : tri et diffusion - rédaction de courriers-types - mise en forme - suivi des courriers des directions régionales (contrôle sur la forme et la complétude) - modification des courriers pour prise en compte des corrections demandées - mise à jour des tableaux de suivi des courriers/parapheurs - suivi des échéances
- Constitue les dossiers thématiques pour les échéances Préfet et SGAR : mise en forme - reprographie - fiabilisation du contenu
- Garantit le classement papier et dématérialisé : chrono courrier - dossiers thématiques (le cas échéant)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

L'activité de l'agent s'exerce sous l'autorité hiérarchique du chef de bureau de la coordination au sein du pôle politiques publiques, et sous l'autorité fonctionnelle du ou des chargés de mission.

Poste requérant une capacité à travailler en équipe et en réseau, des qualités d'anticipation et de réactivité.

Spécificités directement liées au positionnement des chargés de mission :
- Respect du délai de traitement des dossiers du préfet (J-2 en flux normal) et de qualité du contenu
- Contraintes horaires (le cas échéant, en fonction des échéances)
- Gestion des urgences
- Polyvalence entre les assistants de coordination administrative

Télétravail : non