Adjoint-e administratif-ve et financier-e (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 8 Mois

Durée de travail

temps partiel - 24H Autre (temps partiel - 24H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1481.55 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Travail en équipe
• Prendre et rédiger des notes et documents
• Utiliser les outils informatiques et bureautiques
• Connaissance du monde associatif
• Polyvalence
• Connaissances des techniques de secrétariat
• Organiser son travail et le planifier

Description de l'offre

Missions
Sous l'autorité du-de la coordinateur-rice, l'adjoint-e administratif-ve et financier-e participe à la mise en œuvre du projet associatif sur les plans administratif, financier et social. Il-elle assure la gestion courante de la MNE et favorise la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la MNE.

Gestion budgétaire :
Participer à la construction des budgets prévisionnels
Préparer des dossiers de subventions (partie administrative et financière)
Suivre les budgets mois par mois
Préparer et compléter les tableaux de pilotage financier
Préparer des bilans pour les dossiers de subventions

Gestion courante / secrétariat :
Rédiger, saisir, mettre en forme et diffuser différents documents internes et externes (ex. lettre d'information, compte-rendus de réunions.)
Suivre les dossiers courants relatifs aux différents projets portés par la MNE et relancer les interlocuteurs.trices (ex. conventions, suivi de subvention.)
Gérer des contrats et prestataires (électricité, assurance...)
Faire le lien avec la banque
Centraliser et participer à l'élaboration ou la mise à jour des pièces administratives de l'association (comptes de résultat, rapports d'activité, bilans financiers, attestations, délégation, SIRET, RIB, statut, PV d'assemblée générale, récépissés de préfecture), en lien avec les administrations d'État.

Comptabilité - RH :
Saisir et mettre à jour les données dédiées à la gestion administrative, financière et sociale (ex. réalisation des fiches de paie et des déclarations sociales, des services.).
Réaliser les opérations de gestion courante de la MNE (réception et contrôle des notes de frais, collecte, impression et classement des éléments comptables) en lien avec les prestataires, adhérents et partenaires.
Exécuter tous les paiements de l'association, en lien avec le-la trésorier-ère
Gérer les devis et facturations pour l'ensemble des activités de la structure en lien avec la coordinatrice
Collecter, imprimer et classer des éléments comptables (mensuel)
Suivre et pointer le compte bancaire et faire le suivi avec le cabinet comptable

Logistique :
Gérer des tâches diverses (ex. mails, courrier, clés et cartes d'accès aux locaux de la MNE, gestion des prêts de matériel, des différents espaces, des poubelles.)
Participer aux opérations logistiques de la MNE, notamment dans le cadre de la vie du tiers lieu (ex. maintenance de base des fluides et équipements.) et être en lien avec les différents intervenants

Divers :
Participer à la gestion les volets juridiques et sociaux (veille, contentieux.)
Palier à l'absence de la coordinatrice si besoin et durant les périodes de congés.
Accueillir, informer et orienter les différents publics de la MNE (adhérents, grand public, etc.)

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Prise de poste en deux temps (remplacement congé maternité) :
15 au 25 juillet : Passation
26 juillet au 31 août : Fermeture de la MNE
1er septembre : Reprise pour une durée d'environ 7 mois