Secrétaire du Maire, du DGS et administration du CCAS (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

12 Mois

Salaire

rémunération statutaire + rifseep

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Description de l'offre

1) Activités liées au secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services :
- Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des Services
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire et du DGS ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Organiser les déplacements, les réunions, les rendez-vous du Maire et du DGS ;
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes lors de réunions et mettre en forme tous types de courriers ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat Maire et du DGS
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails ;
- Prise en charge et suivi des doléances entrantes (courriers / mails / appels téléphoniques / visites) et dispatching du courrier entrant dans les services
- Centralisation des doléances « sensibles » de toute nature, information / alerte du Maire et/ou du DGS, transmission aux services concernés pour traitement, suivi du traitement et de la réponse ;
- Assurer la prise en charge, le suivi et la réponse effective aux doléances des usagers ;
- Assurer la prise en charge du courrier entrant et sa ventilation au sein des services ;
- Centraliser le flux courrier sortant et organiser sa validation successive par le DGS, les adjoints et le Maire ;
- Organisation et planification des réunions et de rendez-vous
- Planification de réunions / rendez-vous : courrier d'invitation, invitations OUTLOOK, suivi des présences, relances, réservation de salles,.
- Coordination des services municipaux concernés pour mobiliser moyens / organisations nécessaires à la bonne tenue de la réunion / rendez-vous ;
- Ponctuellement, participation aux réunions pour prise de note et proposition d'une trame de compte-rendu ou de synthèse des échanges.
- Planification, préparation et suivi administratif des instances municipales (Conseil Municipal, Bureau, Commissions)
- Planification des réunions des instances municipales de toute nature et information des élus et services municipaux ;
- Prise en charge des invitations aux réunions des différentes instances (Conseil Municipal, Bureau Municipal, Commissions thématiques.) : courrier, mail, invitation Outlook,
- Participation au Comité de relecture des documents préparatoires aux réunions du Conseil Municipal (délibérations, présentation, PV,.)
- Diffusion des comptes-rendus, PV
- Gestion administrative des invitations aux diverses manifestations municipales
- Participation, en lien avec le service municipal organisateur, aux réflexions préalables portant sur l'organisation de la manifestation ;
- Prise en charge de l'élaboration et de la diffusion des invitations aux diverses manifestations municipales (protocolaires notamment mais également animations et événements de toute nature) ;
- Suivi et mise à jour d'un fichier de contacts (élus municipaux adultes et jeunes, institutions, associations, entreprises, partenaires, prestataires, .) ;
- Suivi des inscriptions / participations aux événements ;
2)Activités liées au volet Centre Communal d'Action Sociale :
- Prise en charge et traitement de l'ensemble des doléances entrantes (mails, appels, courriers, visites.)
- En lien avec la Direction des Finances participation à l'élaboration du Budget et suivi de son exécution ;
- Planification, préparation et participation aux réunions des instances du CCAS
- Archivage
- Accueil téléphonique et physique du public
- Prise en charge et traitement des demandes d'aide de toute nature
- Mise en œuvre des actions du CCAS au bénéfice des personnes âgées
- Développement de l'expertise et de son résea