Secrétaire d'accueil (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

5 An(s)

Salaire

selon Convention CCN 51

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Agent d'accueil et de secrétariat
• Modalités d'accueil
• Principes de la relation client
• Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD)
• Secrétaire assistant(e)
• Assurer un accueil téléphonique
• Classer des documents
• Collaborer avec d'autres télésecrétaires pour gérer les flux de travail
• Détecter les situations d'urgence et les gérer selon les instructions du client
• Garantir la confidentialité des informations
• Gérer les agendas électroniques
• Identifier, traiter une demande client
• Rédiger des messages et des emails professionnels
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Respecter les délais de réponse et de traitement
• Savoir interagir à distance avec des outils de communication numérique (messageries, visioconférence)
• Suivre les procédures de réponse standardisées
• Utiliser des logiciels de prise de rendez-vous
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent
  Secrétariat assistanat gestion PME PMI

Description de l'offre

I - DESCRIPTION DU POSTE
La/ le secrétaire administrati(f(ve) d'accueil a pour missions :
- la participation aux missions d'accueil de l'association
- la gestion du standard téléphonique
- la remontée d'informations auprès de la direction de tout dysfonctionnement constaté
Positionnement du poste dans l'organisation du Service PJM :
- Sous l'autorité de la direction et de la Responsable Administrative, il/elle assure les tâches administratives en lien avec l'accueil du public de l'association.

II - MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
1- Accueil et visites
- Participe aux missions d'accueil de l'Association, (tri courriers, accueil physique et téléphonique du public)
- Veille au bon déroulement des visites pouvant poser des problèmes de sécurité
2- Administratif
- Collabore au développement de l'environnement administratif de la personne protégée en étant déployée sur des missions ponctuelles : Archivage ; CRG ; Révision d'outils.
- Procède en lien avec les secrétaires à la GED et l'indexation des documents de la vie courante des majeurs
- Procède en lien avec les comptables à la GED et l'indexation des documents comptables.
- Procède en lien avec la juriste à la GED et l'indexation des documents juridiques.

3- Organisation du service :
- Participe aux réunions des Services Accueil, Comptabilité et Administrative pour tout sujet concernant ses missions
- En cas d'absence de son binôme assure la suppléance
- Informe la direction de tout dysfonctionnement constaté

4- Représentation du service :
- Participe à l'accueil des intervenants extérieurs et au premier niveau d'information ou de représentation du Service.

III - COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Organisation, méthode, sens des priorités, capacités rédactionnelles
- Vigilance, respect de la réglementation et des instructions données
- Esprit d'initiative et sens du compte-rendu
- Disponibilité et réactivité
Cette liste n'est pas exhaustive et pourra être amendée en fonction des besoins de Confluence Sociale.