Chargé(e) des Services Généraux - Assistant(e) de Gestion (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

37H Autre (37H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Annuel de 29000.0 Euros à 31000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Le Fonds d'Assurance Formation des Chefs d'Entreprise exerçant une activité Artisanale (FAFCEA) est une association Loi 1901 placée sous la tutelle du Ministre chargé de l'Artisanat et régie par des statuts ainsi qu'un règlement intérieur. Le FAFCEA a pour mission d'organiser, de développer et de promouvoir la formation de ces chefs d'entreprise ainsi que celle de leurs conjoints collaborateurs ou associés.
Sous la responsabilité des responsables d'activité et de la direction, votre temps est réparti entre le service de gestion (gestion de dossiers de formation) et les services généraux. Vous êtes chargé(e) d'assurer l'organisation et l'optimisation de la mise à disposition des moyens et des services généraux tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes.
Activités principales services généraux :
-Proposer et faire valider par la direction générale les orientations en matière de gestion des services généraux,
-Piloter et mettre en œuvre la politique de gestion des services généraux,
-Organiser et suivre (devis.) les éventuels travaux de la structure, d'aménagement et de maintenance des locaux,
-Gérer les stocks de consommables (suivi, commande, .),
-Optimiser les relations commerciales avec les fournisseurs et assurer le suivi des contrats (négociation, mise en concurrence, .),
-En cas d'absence du service de l'accueil, gestion des courriers entrants / sortants :
-Réceptionner, trier et comptabiliser le courrier entrant y compris les LRAR,
-Mise sous pli des courriers sortants y compris les lettres-chèques,
-Intervenir le cas échéant en renfort des autres services,
-Effectuer le reporting de son activité,
-Organiser les évènements de la structure (repas de fin d'année, salon IMMERSION/S.)

Activités principales services de gestion :
-Renseigner par téléphone les entreprises, les Organismes de Formation ou autres.
-Traiter le dossier de formation :
Examiner la recevabilité de la demande, l'enregistrer et notifier la réponse
Annuler les dossiers hors délai qui n'ont pas fait l'objet d'un accord financier de prise en charge
Relancer les dossiers incomplets
-Rembourser le dossier de formation :
Vérifier et contrôler les justificatifs nécessaires au bon à payer et la cohérence avec les montants de prise en charge, enregistrer la demande de remboursement et valider le bon à payer ou réclamer les pièces manquantes au dossier
Relancer les dossiers incomplets

COMPETENCES REQUISES :
-Coordonner son action avec les autres services,
-Elaborer et suivre un budget,
-Négocier des délais, des moyens, les fournisseurs et/ou les partenaires,
-Avoir une aisance relationnelle et rédactionnelle,
-Maîtriser Office

QUALITES ATTENDUES :
Les qualités « savoir être » attendues pour une bonne intégration :
-Être capable d'écouter et de dialoguer activement,
-Être proactif,
-Être polyvalent,
-Être réactif,
-Faire preuve de rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité...)
-Faire preuve de confidentialité et de discrétion.