Chargé d'accueil / Assistant administratif (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 2100.0 Euros à 2300.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Communication interpersonnelle
• Logiciel de traitement de texte
• Techniques de gestion du stress
• Utilisation de logiciels de tableur
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer un accueil téléphonique
• Identifier, traiter une demande client
• Assurer la liaison avec les services de maintenance
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil
• Garantir un suivi administratif
• Gérer les stocks de fournitures de bureau
• Maintenir une communication claire et professionnelle
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé
• Rédiger des messages et des emails professionnels
• Relayer de l'information
• Surveiller les livraisons et les expéditions

Description de l'offre

MISSION PRINCIPALE :
En lien avec la direction générale des services techniques et sous l'autorité du responsable du service des moyens généraux, représentant (e) de l'image de l'établissement auprès du public, la ou le chargé(e) d'accueil doit animer un espace de réception et d'information. Elle ou il est en charge d'accueillir le public, l'écouter mais également de prendre le dépôt de sa demande, l'informer et l'orienter.
MISSIONS
Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Accueillir le public avec amabilité
- Renseigner le public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Prendre des messages
Renseignement et orientation du public vers les différents services :
- Identifier et gérer la demande selon son degré d'urgence
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Orienter le public vers les personnes et services compétents
Gestion logistique du courrier :
- Réception du courrier interne et externe
- Affranchissement du courrier départ
Assistance administrative du service « moyens généraux » :
- Gestion des réservations de véhicules de la flotte partagée et tâches administratives afférentes
- Locations et réservation des salles du siège,
- Gestion des badges d'accès aux bâtiments du siège,
- Gestion de la signalétique des bureaux,
- Production de courriers et notes,
- Assistance dans les procédures d'achat
- Affichage règlementaire des délibérations et arrêtés,
Vente de tickets de transport
PROFIL
- Niveau Bac ;
- Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel) et aisance avec les outils informatiques ;
- Aisance avec les démarches et formalités administratives dématérialisées ;
- Écoute et de pédagogie, excellent relationnel ;
- Résistance au stress ;
- Discrétion et de confidentialité ;
- Rédaction et orthographe parfaites ;
- Pratique de l'anglais (niveau B2) ;
- Une expérience réussie dans la relation clientèle est exigée ;
RENSEIGNEMENTS PRATIQUES
- Temps complet
- Horaires de l'accueil : 9h-12h30/14h-18h du lundi au jeudi et 9h-12h30/14h-16h le vendredi
- Lieu de travail : GEX
- Poste à pourvoir dès que possible