Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

4 An(s)

Salaire

Mensuel de 2500.00 Euros à 3400.00 Euros sur 12 mois

12 RTT/AN

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Comptabilité générale
• Gestion administrative du courrier Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Classer des documents Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Organiser le traitement des commandes
• Réaliser des opérations comptables
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Notre Agence d'architectes recherche un(e) Assistant administratif / Assistante administrative

Vos missions

Gestion de l'agence :
- Accueil téléphonique et physique de l'agence
- Traitement du courrier physique et numérique
- Suivi des fournitures
- Suivi des contrôles obligatoires de l'agence
- Gestion de l'entretien de l'agence (gestion de la femme de ménage, du jardinier.)

Gestion commerciale :
- Rédaction et mise à jour des CV de l'agence
- Rédaction des propositions commerciales et devis
- Enregistrement des propositions commerciales (tableau de suivi)
- Assistance à la rédaction de rapports et de courriers
- Assistance à la négociation de contrats
- Assistance à la relecture de documents

Gestion des affaires :
- Enregistrement sur le logiciel métier SX des nouveaux contrats
- Facturation clients sur SX
- Interlocuteur / Interlocutrice privilégié du contrôle de gestion
- Suivi des temps imputés sur les affaires en lien avec les chefs de projets

Gestion administrative :
- Traitement des factures fournisseurs et enregistrements dans Yooz
- Suivi et contrôle des notes de frais et des paiements de l'agence
- Traitement des relances des factures fournisseurs et des factures clients
- Interlocuteur privilégié du service comptabilité
- Assistance aux procédures assurances projets
- Assistance aux procédures RH (embauches, départs, stagiaires.)
- Suivi des visites médicales et des arrêts maladies
- Accueil des nouveaux collaborateurs / collaboratrices
- Coordination de la saisie des temps (faite par les collaborateurs / collaboratrices) et assistance des validations des congés (réalisées par les
Directeurs / Directrices de projets)
- Gestion des demandes de formation

Le profil recherché
Vous avez 5 ans d'expérience minimum, idéalement dans un cabinet d'architecture, un bureau d'études ou chez un maître d'ouvrage.
Possédant de la polyvalence et de la rigueur, vous êtes capable de gérer plusieurs dossiers simultanément.
Vous possédez des qualités rédactionnelles et relationnelles ainsi qu'un bon esprit de synthèse.
Vous maîtrisez le Pack Office.

Le package de rémunération proposé
- Rémunération selon profil
- Télétravail
- Horaires flexibles
- 12 RTT
- Remboursement transports en commun / Indemnités kilométriques vélo
- Mutuelle & Prévoyance

Vous vous reconnaissez dans les missions et le profil recherché? N'hésitez pas à envoyer votre candidature!