Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

39H Travail en journée (39H Travail en journée)

Expérience

5 An(s)

Salaire

Annuel de 35000.0 Euros à 40000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Classer des documents Exigé
• Collecter et analyser des données, des informations Exigé
• Créer, organiser ou coordonner un évènement Exigé
• Gérer un planning Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Organiser et contrôler un approvisionnement Exigé
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Relayer de l'information Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• pack office Exigé
• crm Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat

Description de l'offre

ASSISTANAT DE DIRECTION - PME - ANGLAIS COURANT
CDI - PARIS 2EME
40 K€ BRUTS - TELETRAVAIL 2 JOURS / SEMAINE - 6 SEMAINES DE CONGES PAYES

L'association scientifique et technique au rayonnement international pour laquelle nous recrutons est à votre recherche !

Au sein d'une équipe à taille humaine vous êtes l'assistant de direction (H/F) sur lequel la direction générale pourra s'appuyer en toute circonstance !

Vous êtes recruté afin de prendre en charge la partie secrétariat et assistanat polyvalent de la structure située dans le 2ème arrondissement de Paris. Vos missions sont multiples et vous êtes garant du bon fonctionnement des services administratifs :
- Assistanat de la Direction générale (2 personnes) : gestion des mails et courrier, agenda complexe, organisation des rendez-vous, préparation des déplacements
- Gestion de la relation adhérents : mise à jour du CRM (comptant plus de 3 000 adhérents qui font vivre la structure !), saisie du paiement des cotisations, contrôle des RIB, extraction en vue des mailings, envoi des revues, informations etc.
- Organisation et gestion de la digitalisation de la comptabilité : impression, numérisation, envoi des factures clients, fournisseurs, prestataires sur la plateforme en lien avec le cabinet comptable, mise en paiement des factures, suivi des extraits de banques.
- Gestion des services généraux : interface avec les prestataires, gestion des commandes de fournitures et de consommables. Le petit + !! La Direction attend de vous que vous soyez le référent « bien-être » ! Proposez vos idées ! Garantissez à l'ensemble de l'équipe un environnement de travail accueillant et agréable !
- Appui à l'organisation des évènements nationaux et internationaux (30 à 400 participants)

Poste à pourvoir de suite
Situé Paris 2ème
CDI
35/40 k€ brut sur 13 mois
Salaire base 39 h
Déplacements ponctuels à prévoir sur les évènements
Télétravail les mercredi et vendredi (après période d'essai)
6 semaines de congés payés : fermeture 2 semaines en août et 1 semaine entre Noël et jour de l'an
Titres Restaurant 14.36 € (50 % pris en charge par l'employeur)
Navigo pris en charge à 100 % par l'employeur

De formation bac +2/3 en assistanat, vous possédez une expérience de 5 ans en office-manager ou assistanat de direction polyvalent.
La structure étant dans le domaine scientifique, vous allez être amené à échanger à l'international (table ronde, meeting etc.), il est donc impératif d'avoir un anglais courant à l'écrit et à l'oral.
Afin de traiter correctement les mails et courriers, il est nécessaire d'avoir une très bonne orthographe. Enfin, vous avez un bon relationnel afin d'échanger aisément avec les adhérents, les prestataires externes et l'équipe interne. Les outils informatiques n'ont pas de secret pour vous !

Processus de recrutement

Vous avez postulé à notre offre et votre profil nous intéresse !
Et maintenant ?

- Faisons connaissance ! Vous rencontrez un recruteur BWO soit en visio soit en présentiel. Lors de cette entrevue, nous échangeons bien entendu sur le poste mais nous en profitons aussi pour mieux comprendre vos aspirations et projets professionnels !
- Avez-vous les outils pour être en adéquation avec le poste ? Nous vous proposons quelques tests à effectuer en ligne à votre rythme !
- Nous validons votre candidature, la moitié du chemin est parcourue ! Nous proposons votre candidature au client.
- Le client souhaite vous rencontrer ! Nous organisons votre rendez-vous !
- Nous vous faisons un retour de votre candidature qu'il soit positif ou négatif... Pas de ghosting chez BWO !