Chargé-e d'administration (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

temps partiel - 17H30 Autre (temps partiel - 17H30 Autre)

Expérience

3 An(s) - en gestion administrative

Salaire

Mensuel de 1063.00 Euros sur 12 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

Missions principales :
1- Vie statutaire
- Préparation, organisation et suivi administratif des réunions statutaires : calendrier, ordre du jour, rédaction des procès-verbaux, suivi des décisions statutaires, rédaction du rapport d'activités, appel à cotisation, .
- Animation des réunions statutaire, en appui du Président
2. Gestion administrative
- Gestion et suivi du courrier, mail
- Suivi des factures prestataires : classement, paiement
- Préparation des demandes de financement et suivi des conventions
- Remontées des informations en lien avec les contrats de travail (heures, congés payés, Cihl.)
- Saisie des tableaux de suivi : réservation de salle, consommables, photocopies.
- Rédaction et suivi des conventions de sous-location
- Construction d'outils de gestion et de suivi
- Autres tâches administratives ou de gestion (ex : archivage.)
3. Gestion des prestataires
- Négociation et vie du contrat : informatique, téléphonie, photocopieur, , propriétaire des locaux, comptable
- Suivi des factures : classement et règlement

4. Gestion des achats mutualisé
- Achat et suivi des stocks et préparation des commandes mutualisées
- Achat et suivi du matériel partagé
- Proposition de bonnes pratiques d'achats écologiquement responsables
5. Animation de la mutualisation
- Diagnostic des besoins et évaluation des « prestations » proposées aux adhérents
- Construction d'outils de planification ou de procédures pour les usages collectifs : planning partagé, utilisation des salles de réunion interne/externe, utilisation du matériel partagé, .
- Gestion et suivi des travaux et aménagement des espaces à usage collectif (salles de réunion, cuisine, sanitaires.) en lien avec le GT vie quotidienne
- Préparation et animation des comités de direction : ordre du jour, compte-rendu, suivi des décisions
6. Animation de la vie de la MRESS
- Accueil et rédaction d'outils à destination des nouveaux salariés, nouveaux adhérents (ex : livret d'accueil)
- Proposition et organisation de temps collectifs pour favoriser l'interconnaissance, les réflexions collectives, les échanges conviviaux
- Proposition et organisation de formation aux équipes salariées et aux bénévoles de la MRESS
- Propositions d'outils/supports de communication à destination des extérieurs et salariés

Vous avez un Bac+2/+3 et/ou ayant une première expérience professionnelle significative.

COMPETENCES
- Gestion
- Négociation commerciale
- Animation
- Usage d'outils numériques
QUALITES RECHERCHEES
- Adaptabilité et ouverture d'esprit.
- Anticipation.
- Ecoute.
- Méthode et rigueur.
- Sens de l'initiative.
- Autonomie de travail.
- Savoir travailler en collectif.

Candidature CV+Lettre de motivation