Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

temps partiel - 20H Autre (temps partiel - 20H Autre)

Expérience

1 An(s) - Sur un poste similaire.

Salaire

Selon profil professionnel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Modalités d'accueil
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• CAP, BEP et équivalents
  Comptabilité
  Aptitudes comptables attendues

Description de l'offre

A taille humaine, notre équipe administrative se réorganise en vue d'un départ en retraite et nous recherchons un(e) secrétaire polyvalent(e) pour seconder la responsable administrative.

Votre mission
Vous travaillez en binôme avec la responsable administrative afin de la seconder dans ses missions de secrétariat, de gestion administrative de notre activité de formation, de suivi comptable et RH.

Vos activités :

Vos activités sont adaptables selon votre profil et évolutives au fur et à mesure de votre formation en interne, elles pourraient être :

Secrétariat :
Accueil téléphonique et physique,
Gestion des mails et du courrier,
Actualisation de tableaux de suivi de l'activité,
Classement et archivage des documents,
Commande des fournitures de bureau, .

Gestion administrative spécifique à l'activité de formation :
Enregistrement et mises à jour des données sur notre logiciel d'activité
Communication des informations aux stagiaires (convocation, attestation de stage, .)
Constitution et envoi des dossiers de stage aux formateurs
Constitution et envoi des dossiers de stage aux prestataires logistiques
Transmission des données aux financeurs (opco)

Suivi comptable et RH :
Saisie des factures, vérification des données, suivi des paiements, relance client,.
Suivi des dossiers du personnel (absences, congés, embauche), .

Votre profil :

- Vous avez une formation en gestion ou assistanat administratif et une première expérience dans ce domaine
- Vous maitrisez les outils de bureautique (notamment Excel) et vous n'êtes pas allergique à l'informatique (vous serez formé(e) en interne à notre logiciel d'activité)
- Vous faîtes preuve de rigueur et de précision
- Vous êtes organisé(e), capable de hiérarchiser les priorités et de passer d'une tâche à l'autre
- Vous maitrisez la langue française à l'oral et à l'écrit
- Vous aimez travaillez en équipe, vous avez le sens du relationnel et du collectif
- Vous partagez les valeurs humanistes du Bataclown et vous désirez contribuer à un projet qui a du sens.

Dans l'idéal, vous avez en plus :
- Une connaissance de la formation professionnelle et/ou des bases en comptabilité
- Un Intérêt pour le secteur culturel et artistique.

Conditions du poste :
Contrat : CDI à temps partiel dès le mois juillet, évolutif vers un temps plein à partir de septembre.