Gestionnaire de scolarité F/H (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

1925 à 2048 brut mensuel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Structure à l'interface Formation-Recherche, La Graduate Research School (le collège des écoles doctorales) de l'université de Bordeaux a été créé en 2016, pour coordonner les actions des écoles doctorales, des Graduate Programs et plus généralement, du champ doctoral de l'établissement.

Nous recrutons un-e gestionnaire des écoles doctorales pour rejoindre le service Scolarité du doctorat et HDR.

Vos missions seront les suivantes :

#Activités générales au sein du service

Accueillir, informer et orienter
Gérer les inscriptions administratives : validation informatique, contrôle des pièces justificatives
Gérer les opérations comptables (remboursement, encaissement, suivi paiements web)

Gérer l'organisation des soutenances de thèses, HDR et de la formation des directions de thèses (3 sessions par an)

Plus largement, vous participez à la mise en œuvre des événements de promotion du doctorat (cérémonies, rentrées).

Contribuer à l'amélioration continue du Système d'information (SI) dédié au doctorat (ADUM)
Participer aux groupes de travail du service sur les améliorations continues du domaine d'activité
Suivre, mettre en œuvre les procédures et réglementation
Classer et archiver des dossiers

#Activités transverses au sein du service

Fiabiliser ADUM tout au long de l'année ainsi que les enquêtes (SIREDO, HCERES.)
Assister aux réunions mensuelles d'ADUM et au colloque annuel
Assurer l'interface avec les 8 écoles doctorales sur les questions d'inscriptions et soutenances


#Activités diverses

Gérer la boite mail dédiée aux usagers et les appels
Diffuser l'information, relancer les interlocuteurs internes ou externes si besoin
Réceptionner, enregistrer et diffuser les demandes
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, attestations...)

Vos atouts / vos talents :

Titulaire d'un diplôme de niveau BAC minimum, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire.

De plus, vous :

Avez le sens de l'organisation pour gérer l'activité en autonomie dans un calendrier défini, tout en sachant rendre compte
Démontrez des capacités d'adaptation, des qualités rédactionnelles et relationnelles
Maitrisez les procédures relatives à la gestion d'une scolarité, des techniques d'accueil hybride, de communication (numérique ou en présentiel)
Êtes à l'aise avec les outils bureautiques
La maitrise de l'anglais serait un atout (B2).



Plus d'informations :

Basé à Talence - accès tram B (arrêt de tram) bus, vélo.

CDD de 12 mois

Salaire mensuel brut : 1925 à 2048 € selon expérience