Secrétaire des autorités préfectorales (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1802.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Bureautique et outils collaboratifs
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Gestion administrative du courrier
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Utiliser les outils numériques
• Discrétion et respect du secret professionnel
• Sens de l'autonomie
• Sens du service public

Description de l'offre

Vos activités principales :
1) Assurer le secrétariat du secrétaire général de la préfecture et du directeur de cabinet du préfet :
- gestion des agendas et des déplacements en lien notamment avec les conducteurs et le bureau de la représentation de
l'État et de la communication interministérielle ; prise de rendez-vous et organisation de réunions
- constitution des dossiers
- prise d'appels et filtrage ; accueil des invités extérieurs
- autres tâches administratives : gestion des permanenciers, organisation des congés, mise en signature de documents
2) Travailler en binôme avec l'agent chargé du secrétariat du préfet pour réaliser les missions relevant du secrétariat des
autorités préfectorales :
- assurer, en l'absence de l'agent ou selon les nécessités de services le secrétariat du préfet
- en lien avec le bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle, participer au traitement des
correspondances adressées aux autorités préfectoral : réception, numérisation, suivi etc.
- veille et traitement des adresses courriel fonctionnelles ;
- assurer la publication des actes réglementaires au recueil des actes administratifs
- conduire toute tâche administrative confiée par le supérieur hiérarchique en cas de nécessité de service
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Définies à l'annexe 6 du règlement intérieur : travail en brigade possible 8h15-16h15 ou 10h-18h
Discrétion, disponibilité, efficacité et loyauté. Appétence pour le travail en équipe.
Capacité à s'organiser ; sens de l'autonomie