Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 1 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Annuel de 28000.00 Euros sur 12 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Règles d'affranchissement du courrier
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Définir des besoins en approvisionnement
• Organiser le traitement des commandes
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Utiliser les outils numériques
• qualité rédactionnelle, très bonne orthographe, Exigé
• gestion du stress Exigé
• un sens du contact, discrétion Exigé
• excellente présentation, diplomatie, Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

Temps de travail : du mardi au samedi

Cette fonction requière :
o une bonne maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook),
o une très bonne qualité rédactionnelle, très bonne orthographe,
o des qualités d'expression (orales et écrites) et d'analyse,
o une excellente présentation, de la diplomatie, un sens du contact,
o de la pro-activité, efficacité,
o de la discrétion,
o une capacité rapide d'adaptation,
o une bonne gestion du stress.

Expérience souhaitée : une expérience en milieu associatif serait un plus et des connaissances du milieu tennistique et des sports de la forme (yoga, pilates etc.) appréciées,

Rattaché(e) au Responsable Administratif, l'assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e), a pour principales missions d'assurer l'accueil des Membres et de ses invités et de les informer, contrôler leurs accès et de réaliser des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du Club. Ces missions s'exerceront principalement au Secrétariat mais aussi à l'accueil contrôle-entrée et à l'accueil du Pavillon-Tennis, en fonction des besoins/priorités.

Accueil et informations des Membres :

- applique un accueil de qualité selon les standards définis par la Direction,
- gère le standard téléphonique du Club (prise des messages, relais vers les services concernés),
- applique avec fermeté et diplomatie les règles en vigueur et remonte, le cas échéant, tout incident, de façon détaillée, à la DSM,
- contrôle l'accès des Membres, de leurs invités mais également des fournisseurs, salariés, et saisonniers,
- réserve les courts de tennis pour les Membres,

Administrations :

- traite toutes les demandes de Membres envoyées sur les boites e-mail du TIR (accueil-Tir / Secrétariat),
- gère la facturation des dossiers Membres (modification de facture, avoir, encaissement)
- enregistre les encaissements,
- met à jour les dossiers de Membres (changement de coordonnées, de statuts,
- inscrit les Membres et leurs invités aux différentes animations, activités sportives et culturelles proposées par le TIR,
- relance les Membres en retard de règlement,
- établit les attestations de paiements demandées par les Membres,
- établit les nouvelles cartes de Membres et met à jour un état récapitulatif,
- commande les fournitures administratives nécessaires au bon fonctionnement des services après validation de son supérieur hiérarchique,
- réceptionne le courrier et le transmet aux services concernés,
- affranchit le courrier,
- gère les demandes de candidatures et en fait un suivi,
- enregistre et encaisse tous les produits proposés en boutique,
- gère et vérifie quotidiennement sa caisse.