Responsable Administratif (réf. 925-1-RE25) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H4 Autre (37H4 Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 2174.00 Euros sur 12 mois

A partir de 2174 euros brut mensuel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Rechercher l'information, la vérifier, la classer
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Informer et rendre compte
• Travailler en collaboration
• Planifier et organiser son activité
• Travailler en équipe
• Encadrer et animer une équipe importante
• Proposer des améliorations
• Utiliser les logiciels de gestion et bureautique
• Prendre en compte les demandes et y répondre

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

Au sein du Département de formation de la Licence de Physique de la Faculté de Sciences & Ingénierie de Sorbonne Université.

Fonctions : Responsable administratif du département de formation de la Licence de physique
Emploi-type : J3C44
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Mission : Responsable Administratif (H/F) du département de la Licence de Physique

Activités principales :

1- Animation du département :
- Assurer l'encadrement et l'animation d'une équipe de 5 agents, leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative et pédagogique : entretiens professionnels, entretiens de recrutement, suivi de carrières et évolution professionnelle (évaluation, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d'absences et horaires
- Assurer la conduite du département et de ses projets en soutien à la direction, organiser l'appui aux équipes pédagogiques, diffuser l'ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en œuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université (notamment CFVU, CAC et CA).
- Assister la direction du département : assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes
- Participer aux réunions hebdomadaires de la direction du département pour définir et mettre en œuvre les différentes actions à mener.
- Organiser, préparer et rédiger les comptes rendus de réunions diverses : conseils de département, amphis d'informations pour les étudiants, points hebdomadaires avec les agents, etc. ;
- Assurer la circulation de l'information en interne et vers l'extérieur
- Coordonner la création et la mise à jour régulière du site de la mention
- Organiser les élections du Conseil du département

2- Supervision des formations et des étudiants :
- Mettre en œuvre et superviser les procédures liées à la formation : candidatures, inscriptions administratives, enseignements, gestion et suivi des stages et leurs convention, organisation des emplois du temps, des examens et suivi des fraudes, gestion des délibérations de jury, gestion de la publication des résultats, gestion des réclamations et suivi des dossiers contentieux
- Instruire ou superviser l'instruction de dossiers complexes ou contentieux
- Vérifier les documents avant mise en signature du directeur : PV de semestre et de diplôme, attestations, etc.
- Organiser les jurys et les inscriptions pédagogiques par période
- Participer aux réunions (Direction de la Formation, de la Vie Étudiante, Direction des Services Informatiques, inter départements de formation de Licence, etc.)
- Participer à l'accueil, à l'information et à l'orientation des visiteurs et usagers
- Assister dans ses domaines de compétence l'équipe pédagogique, les étudiants, les enseignants et collaborateurs de l'EFU
- Contribuer à la constitution de sources documentaires et des tableaux de bords et en assurer la mise à jour (plaquettes, guide de l'étudiant, suivi de cohortes, etc.)

3- Autres activités : Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du département

Conduite de projets : oui
Encadrement : oui 0 A ; 3 B ; 2 C