Office Manager - H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Avenir RH recrute pour son client spécialisé dans les assurances, un Office Manager H/F. Les missions :
• Assurer le suivi des prestataires fournisseurs,
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations. - Appui ponctuel aux gestionnaires des services production et sinistres,
• Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions hebdomadaire, chefs de services...),
• Assurer la gestion et la commande des fournitures,
• Ouverture du courrier et gestion départ du courrier
• Accueil physique et accueil téléphonique de la clientèle avec suivi des répertoires associés
• Suivi des fournisseurs avec un audit régulier et appel d'offres pour comparaison aux pratiques du marché
• Suivi de la plateforme du cabinet (code accès et formation des utilisateurs)
• Suivi de la politique de confidentialité du cabinet (suivi et gestion des mots de passe, des entrées et sorties pour mettre à jours les accès)
• Suivi annuel de la conformité ACPR/DDA du cabinet
• Suivi de la signature électronique (mise en œuvre, geide, relance...)
• Prise en main de la communication du cabinet avec le partenaire externe pour la mise en œuvre de la newsletter, post sur les réseaux sociaux, ...
• Participation aux commissions (informatiques, relations sociales et/ou médias)
• Suivi de la mise en œuvre des formations annuelles auprès de l'équipe (recueil des besoins, propositions, validation des programmes pour monter les dossiers auprès des organismes de formations, organisation des déplacements des équipes à l'extérieur et contrôle des dépenses réalisées sur ce poste)
• Gestion de l'agenda des associés - Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l'établissement - Gestion du courrier,
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser - Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet,
• Constitution et préparation de dossiers - Assurer le lien avec les associés - Réalisation de mailing,

PROFIL RECHERCHÉ :

De formation supérieure vous êtes dynamique, créatif, proactif et réactif.
Vous avez une capacité d'adaptation, le sens du service, le sens du contact et l'esprit d'équipe.
Très organisé et autonome, vous faites preuve de rigueur avec un sens aigu du travail bien fait.
Vous maîtrisez les outils bureautiques.
Rémunération : entre 30 et 35K€ / an + nombreux avantages : prise en charge de la mutuelle à 100% par l'employeur, TR, intéressement, chèques vacances, primes, environnement de travail très agréable (salle de sport...)