assistant direction H/F - EC21692

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 1 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

assistant direction H/F - EC21692 Sous la responsabilité de la directrice de l'éducation, vous l'assistez d ... issions, notamment grâce à l'articulation avec les autres membres de la direction, la direction générale, les élu.es et le cabinet du Maire, ainsi que les partenaires extérieurs. Par ailleurs, vous assurez la responsabilité sur l'équipe d'accueil de la direction (2 agentes) d ... ureaux du 198, avenue Jean Jaurès et une mission de coordination des assistantes des services de la direction.

Organisation de la ... ssionnelle de la Directrice :
- Suivre l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
- Suivre les courriers signalés de la Direction et les parapheurs
- Assurer un premier niveau de relations avec les différents interlocuteurs de la direction (assistantes de DG et d'élu.es, Cabinet, Inspection d'académie, ... rents d'élèves, ...
- Trier, classer et archiver des documents
- Rechercher des informations ou documentations
- Propositions de rédaction et saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser les déplacements

Encadrement et animation de l'équipe d'accueil :
- Encadrer les deux agents d'accueil : fixer les objectifs, accompagner les agents, conduire les entretiens professionnels
- Organiser la fonction d'accueil et les intérims/remplacements le cas échéant
- Veiller à la qualité de l'accueil des usagers du service public et des agents de la direction accueillis
- Tenir des statistiques sur l'accueil du public physique et téléphonique

Organisation, préparation et participation à des réunions ou événements :
- Organiser, préparer et participer aux réunions du CODIR, séminaires de la direction
- Rédiger les ordres du jour et les compte rendus, synthèse et les mettre en forme
- Participer et mettre en œuvre la logistique liée aux événements de la Direction (Conseil éducatif lyonnais...)

Coordination du réseau des assistantes des services de la direction :
- Relayer les informations importantes
- Organiser des réunions d'assistantes régulières et en assurer le compte-rendu
- Prendre appui sur le réseau pour créer du lien et de la solidarité inter-services à l'occasion d'événements (séminaires, conseil éducatif lyonnais) mais aussi de préparation de colisages de documents.

Participation à la ... timent de Jaurès :
- Être l'interlocutrice de la gestion du site et participer aux réunions inter-directions proposées
- Être force de proposition sur l'accueil, la signalétique, les règles de fonctionnement.