ASSISTANT ADMINISTRIF ET COMPTABLE - H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description :


POSITIONNEMENT HIÉRARCHIQUE

•             Rattachement : Direction Administrative et Financière (DAF)

•             Lien fonctionnel : Directions de domaines du Groupe, et des sites

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FINALITÉ DU POSTE

Contribuer au bon fonctionnement administratif et logistique du siège du Groupe, en assurant la gestion des achats courants, le suivi du parc automobile, l’interface avec les prestataires, ainsi qu’un appui à la comptabilité et aux services transverses.

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MISSIONS PRINCIPALES

1. Achats et logistique du siège

•             Gérer les achats de consommables pour le siège (boissons, hygiène, fournitures, petits équipements, etc.) en respectant les budgets alloués et les fournisseurs référencés, en privilégiant les achats auprès de structures éligibles à l’OETH.

•             Réaliser le suivi budgétaire mensuel des dépenses : comparer avec les budgets validés, analyser les écarts et rendre compte à la hiérarchie.

•             Participer aux achats mutualisés pour le Groupe (colis de fin d’année, fournitures communes…) en centralisant les besoins et en contribuant à la négociation avec les fournisseurs.

•             Assurer le suivi documentaire, l’archivage et la traçabilité des achats et prestations (contrats, bons de commande, factures…).

2. Suivi des contrats de services et sécurité du site

•             Participer, sous supervision, au suivi des prestataires de maintenance et de sécurité du siège (entretien, alarme, extincteurs, défibrillateur, espaces verts, dératisation…).

•             Contrôler les échéances réglementaires des prestations et équipements obligatoires ; déclencher les interventions nécessaires et veiller au respect des délais légaux.

•             Participer aux appels d’offres relatifs aux prestations du siège (maintenance, sécurité, propreté…) et au suivi contractuel.

3. Gestion du parc automobile

•             Appuyer les appels d’offres liés aux véhicules (achat, LLD, services) et centraliser les documents administratifs liés au parc : commandes, cartes grises, vignettes, factures…

•             Mettre à jour les supports de suivi (tableaux de bord, kilométrage, ancienneté, affectations) et transmettre les éléments nécessaires à la comptabilité et au service RH (valeurs des véhicules, avantages en nature, etc.).

•             Suivi des entretiens périodiques et des réparations pour maintenir la garantie constructeur et optimiser les contrats de maintenance souscrits

•             Gérer et suivre les sinistres : coordination avec les sites, gestion administrative (constats, expertises, réparations), suivi des assurances.

•             Produire un tableau de bord mensuel des sinistres, avec ventilation par site et par type (responsable/non responsable).



Profil recherché :


COMPÉTENCES ATTENDUES

Savoirs

•             Bonnes connaissances des procédures d’achat et de gestion budgétaire

•             Notions de comptabilité générale

•             Compréhension des obligations réglementaires liées aux prestations de sécurité, maintenance, et aux flottes automobiles

Savoir-faire

•             Suivi administratif rigoureux (classement, traçabilité, échéanciers)

•             Maîtrise d’Excel et d’outils bureautiques

•             Capacité à négocier avec des fournisseurs (devis, relances, choix)

•             Gestion de tableaux de bord et indicateurs

Savoir-être

•             Organisation, rigueur, autonomie

•             Discrétion, sens de la confidentialité

•             Aisance relationnelle avec les prestataires et les services internes

•             Esprit d’équipe et de service

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FORMATION ET EXPÉRIENCE

•             Bac +2 en gestion, assistanat administratif ou comptabilité

•             Expérience souhaitée dans un environnement multi-services ou PME avec fonctions polyvalentes

•             Une première expérience dans le secteur des services généraux ou la gestion de parc automobile est un plus

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CONDITIONS

•             CDI – Temps plein (35h/semaine – Possibilité de 4,5 jours)

•             Poste basé au siège du Groupe à Montelimar