SECRETAIRE DE DIRECTIONS (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 6 Mois

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS GENERALES/PERMANENTES/PONCTUELLES
1. Accueil physique et téléphonique
o Information et orientation du public (personnel médical et non médical, représentants, usagers ...)

2. Secrétariat : gestion des agendas, courriers, mails
o Gestion des agendas de la Direction générale et des directions adjointes
o Prise de rendez-vous, organisation de réunions, rédaction et mise en forme de documents, de courriers, de compte-rendu, classement, archivage
o Réception, enregistrement, tri et répartition du courrier adressé aux directions fonctionnelles, suivi des échéances
o Traitement et orientation des mails arrivant dans la boite de réception de la Direction générale
o Recueillir, traiter et archiver les informations nécessaires au fonctionnement administratif des Directions
o Réalisation et diffusion des notes et transmission d'informations au personnel (gestion de l'affichage)
o Rédaction de courriers de niveau 1

3 Instances
o Suivi des instances, préparation, mise en forme et transmission des documents et convocations relatifs aux instances
o Secrétariat de séance, réalisation des PV, diffusion des avis

4 Missions annexes
o Suivi des grèves, enquêtes, statistiques, études diverses
o Assurer le remplacement de l'Assistante de Directions
o Mise à jour de l'annuaire

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES

Savoirs :
· Connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'un centre hospitalier : liens hiérarchiques et fonctionnels
· Connaissance des projets de l'établissement

Savoir-faire :
· Maîtriser les outils bureautiques : Pack office : (word, excel, PPT, messagerie, Teams ...) + outils de visioconférences
· Avoir une capacité d'adaptation
· Avoir le sens de l'organisation et du classement
· Savoir établir des priorités dans l'exécution des tâches et la transmission des informations
· Respecter les échéances et rappels préalables aux différents interlocuteurs

Savoir-être :
· Sens de l'accueil et de la communication
· Qualités relationnelles et humaines
· Rigueur
· Respect de l'obligation de réserve et discrétion dans les transmissions d'informations
· Respect du secret professionnel
· Sens du travail en équipe
· Réactivité et disponibilité
· Dynamisme et force de proposition


IDENTIFICATION DU POSTE
• Intitulé du poste : Adjoint Administratif – Secrétaire de Directions
• Affectation : Direction Générale – Bâtiment administratif
• Localisation : Centre Hospitalier de Guingamp – Membre du GHT d'Armor
• Quotité de travail : Temps plein – Horaires - (14 RTT)
• Grade : Adjoint Administratif – Catégorie C
• Rattachement hiérarchique : Assistant/e de Direction (Directeur Général)