Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Mission :
La personne recrutée participera au pilotage « recettes » de l'activité du service gestion de l'Unité, en lien avec le responsable. Elle réalisera également des actes de gestion financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion comptable publique. La personne recrutée sera placée sous la responsabilité hiérarchique directe du responsable du service gestion.

Activités :
Activités principales :
Recettes
• Assurer le suivi budgétaire des recettes (contrats, subventions, cotisations, prestations)
• Mettre en place et alimenter les outils pour l'information sur l'encaissement des prestations des différentes parties prenantes (plateformes, UMR)
• Mettre en place les matrices de devis des plateformes, les faire évoluer
• Faire appliquer les procédures d'encaissement des prestations. Proposer et, le cas échéant, mettre en œuvre des améliorations
• Accompagner au pilotage des « activités recettes », rendre compte à l'aide de tableaux de bord et alerter
• Intégrer les données recettes, contrôler leur validité et leur cohérence dans les logiciels de gestion
• Coordonner les réponses aux enquêtes « Recettes » des tutelles

Contrats de recherche
• Collecter et centraliser les données liées aux subventions accordées. Avec la responsable de l'administration et du pilotage de l'unité, mettre en place la programmation financière associée
• Alimenter les outils de suivis. S'assurer du respect des conditions et calendriers
• Produire et collecter les pièces justificatives

Tarification
• Collecter les données financières pour préparer les dossiers de demandes d'autorisation de facturation
• Avec le responsable, accompagner la plateforme pour ses calculs de coûts, interagir avec les différents acteurs des dossiers (tutelles, plateformes, UMR) et assurer un suivi des dossiers en son absence

Activités secondaires :
• Suivre l'évolution des procédures financières et comptables, transmettre les informations
• Traiter les dépenses et demandes de missions et assurer la facturation de prestations d'un portefeuille de plateformes
• En appui du responsable, suivre la mise en place de marchés et en assurer un suivi en son absence.
• Communiquer avec les usagers, les responsables des budgets, les autres services de BioCampus et les structures externes
• Contribuer à la vie générale du service