Office Manager CDI temps partiel ou partagé /20h semaine - MADI-25-07-034ADM F/H - Gemploi (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

20 H (20 H)

Expérience

Expérience exigée de 3 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Nous recrutons pour l'un de nos adhérents le pôle de compétitivité de la transformation numérique et de la transition écologique sur la région parisienne,rassemble plus de 1 000 structures adhérentes, dont des PME, startups, grandes entreprises, organismes de recherche, de formation et collectivités. L'association soutient l'innovation à travers l'accompagnement en R&D&I, le conseil, la veille partagée et la mise en réseau de ses membres, un Office Manager H/F en CDI à raison de 2 jours semaine.



Rattaché(e) au Secrétaire Général, vos principales missions seront les suivantes pour assurer le fonctionnement et l'Accueil du lieu :



Office management :

- La gestion des relations avec les prestataires d'entretien (nettoyage, électricité, plomberie, chauffage)
- La gestion des stocks et des relations avec les fournisseurs (consommables informatiques, fournitures de bureau, téléphonie) ;
- Entretien du lieu et des équipements
- Le facility management des sous-locataires (8 organismes);
- La gestion du courrier entrant et sortant, coursiers ;
- Accueil téléphonique ;
- Gestion des ordres de missions des 30 collaborateurs ;
- Communication interne (organisation de réunions interne, rédaction de document de support, organisation d'événement team building)
- Appliquer les procédures de bureau
- Suivi des dépenses
- Archivage


Régie événementielle :

- Support à l'organisation d'évènements accueillants du public (organisation des espaces, commandes et installation de repas, accueil public)
- Gestion des locations d'espaces événementiels (commercialisation, suivi des demandes clients)
Régie son/vidéo pour livestream et direct (vMix) pour les événements partenairesCompétences :

- Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, teams)
- Maîtrise des fonctionnalités marketing et base de données d'un CRM de préférence Hubspot
- Expérience de travail avec des plateformes d'événements virtuels (Zoom, Teams, Livestorm...)
- Compétences en organisation d'événements et suivi de projets événementiels
- Maîtrise de l'anglais appréciée

Ce poste requière des compétences relationnelles et de médiation.

Nous recherchons un candidat en capacité de mener des petits travaux d'entretien, ayant une appétence pour l'écosystème du numérique et du milieu de l'innovation.

POSTE A POURVOIR IMMEDIATEMENT